Scrum para equipos remotos
Por Vanessa Amaya
Los desafíos en temas de Talento Humano siguen y seguirán creciendo, este crecimiento implica cada vez más el involucramiento de todos los Líderes y Responsables de equipo más allá de lo que hacen los equipos de Talento y Recursos Humanos de las empresas, cada vez más la sinergia entre los perfiles directivos y los perfiles ejecutores es más importante reforzar.
Uno de los desafíos que ha estado presente es el trabajo remoto, incluso antes de la Pandemia del Covid 19, es el desafío de otorgar la confianza para habilitar esta opción sin que afectara la sintonía y productividad de los equipos, era más una cuestión cultural que una cuestión de tecnología, desde la creencia de “Si no están en la oficina no trabajan” o la creencia de “Si no están en la oficina no producen” y claro, la falta de costumbre de trabajar desde casa y luchar con las tentaciones e interrupciones que esto conlleva.
A partir de la Pandemia, surgieron nuevos desafíos: habilitar el esquema sin tener opción a no hacerlo por la emergencia sanitaria con todo y las creencias limitantes y sin la preparación adecuada ni acuerdos adecuados sobre el uso de herramientas digitales. Las acciones, en su mayoría no voluntarias, para habilitar el trabajo remoto destaparon problemas existentes que de otra manera hubiera sido difícil ver:
La claridad en los objetivos de los proyectos y las especificaciones del trabajo eran débiles, las personas se iban a sus casas a trabajar con muchas dudas que antes podían disfrazarse dentro de las paredes de sus oficinas.
Los equipos quedaron atrapados en las rutinas existentes de una junta tras otra y se crearon nuevas rutinas, nuevas reuniones que para muchos era una manera de validar que las personas estaban conectadas trabajando, pero ¿en qué momento van a trabajar si están todo el día en juntas virtuales?
La participación en las reuniones antes de pandemia ya era baja y confusa, entraban las personas invitadas a la sala de reuniones y lo primero que hacían era abrir sus laptops aislándose lo que estaba pasando, pero con las reuniones virtuales había la opción (e incluso llegó a ser política en algunos lugares) de tener la cámara apagada. Con esto, no solo la participación era baja sino la atención también.
Hubo más manifestaciones de problemas existentes que estaban ocultos en el trabajo presencial, pero creo que con estos tres se ilustra bien el panorama y son problemas suficientes para inyectar retrasos y retrabajos en los equipos. La cuestión es que, se le atribuyó la responsabilidad al trabajo remoto de estos problemas cuando en realidad los orígenes de dichos conflictos estaban ya presentes. Por ello, en cuanto el Covid-19 dió la opción de nuevo de regresar a las oficinas, muchos no quisieron aprovechar las enormes ventajas del trabajo remoto e hicieron que sus colaboradores regresaran al trabajo presencial, llevándose consigo las mismas problemáticas con las que se fueron.
Por otro lado, se estima que alrededor del 60% de las empresas que habilitaron el trabajo remoto, se quedarán con este esquema a largo plazo.
Con Scrum pasó, que la mayoría de quienes ya usaban este marco de trabajo de manera presencial, al habilitar el trabajo remoto no establecieron acuerdos para actualizarse sobre las nuevas condiciones de trabajo y entonces se comenzaron a manifestar problemáticas que presencialmente no estaban claras o eran inexistentes.
Si sucedió algo así en tu equipo o si quieres mejorar a través de Scrum el trabajo remoto o híbrido, aquí te dejo unas recomendaciones:
Recomendaciones generales para reuniones participativas y colaborativas
Una reunión puede ser informativa, participativa y/o colaborativa. En las reuniones informativas son principalmente para comunicar algo que todos los involucrados deben saber, son nutritivas pero si la mayoría de nuestras reuniones son solo informativas, entonces ya no es tan nutritivo. Es importante evolucionar a reuniones participativas donde se escuche la mayoría de las voces de quienes están presentes ya sea para preguntar para proponer o para complementar lo que se está diciendo.
Una vez que logramos la participación, logramos las bases para lograr reuniones colaborativas en las que aparte de que las voces de los participantes se escuchan, co-crean un análisis o entregable durante la reunión.Uno de los principios del manifiesto ágil dice que “El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara” y no necesariamente se refiere a presencialidad, porque en una videoconferencia podemos vernos cara a cara y es vital para conectar desde el lado humano y para fomentar la atención plena durante la sesión, así que ayuda enormemente tener como acuerdo de equipo tener la cámara prendida (si es que el ancho de banda lo permite).
Utilizar herramientas colaborativas, capacitar sobre su funcionalidad y establecer acuerdos en el equipo para estandarizar su uso y tener claras las expectativas de utilizar las herramientas.
Recomendaciones para el evento de Sprint Planning
Esta es la reunión que más beneficio trae a los equipos porque su objetivo promueve las reuniones colaborativas. El Sprint Planning establece el enfoque y prioridades que se van a trabajar de común acuerdo por lo que las preguntas deben de llover porque solo así nos daremos cuenta de que el entendimiento mutuo se logró y mitigamos el riesgo de retrasos por malos entendidos.
Al hacerlo remoto estos son los factores de éxito que he visto que son más importantes:
Que dure más de 2 horas. Es difícil por las agendas las reuniones largas pero esta reunión vale muchísimo la pena.
Dar breaks cada hora u hora y media para que la inquietud no nos gane y perdamos la participación de los involucrados.
Considerar la posibilidad de hacerlo en 2 o más sesiones aunque es preferible en una sola, pero entre más tiempo le podamos dedicar a la planeación, sin caer en parálisis por análisis sino respetando el timebox del Sprint Planning, podremos fortalecer el entendimiento, colaboración y enfoque de los equipos.
Que todos los participantes tengan la cámara prendida.
Utilizar pizarrones digitales para explicar y aclarar elementos de trabajo.
Recomendaciones para el evento de Daily Meeting
Ante la cultura abrumante de “junta tras junta”, las reuniones cortas que propone Scrum son todo un reto pero es un reto que nos abre el hábito de hacer reuniones más cortas, más concretas y más eficientes, siempre y cuando esos 15 minutos propuestos se aprovechen bien y para lograrlo, lo siguiente funciona muy bien:
Cuidar que no sea una junta informativa para informar ¿cómo vamos?. Afortunadamente en la guía oficial de Scrum ya desaparecieron las 3 preguntas clave (¿qué hicimos hacer? ¿qué vamos a hacer hoy? ¿qué impedimentos tenemos?) y digo “afortunadamente” porque variar las preguntas es de beneficio y logra romper el que se convierta en una reunión más de estatus. De las 3 preguntas anteriores, la que si vale la pena repetir es la relacionada con impedimentos porque esa conversación ayuda al Scrum Master y al Product Owner a incluir acciones en su día para ayudar al equipo.
Visibilizar el tablero para fortalecer la práctica de usarlo (por favor no hagan minutas).
Identificar conversaciones que necesitan mas tiempo y realizarlas en otro momento para poder respetar que esta reunión solo dure 15 minutos.
Con cámara prendida.
Recomendaciones para el evento de Sprint Review
Lo que se vea en una reunión de revisión no debe ser sorpresa para el equipo Scrum, los que reciben novedades son los involucrados relevantes que hayan sido. Esto por sí mismo es importante en equipos que no son remotos, pero para equipos que sí lo son es importante reforzar la comunicación porque cualquier sorpresa del equipo hacia los resultados puede generar conflicto entre los miembros.
Preparar esta reunión de manera colaborativa unos minutos dedicados a tener claridad de lo que se va a mostrar y de los tiempos que se van a dar y de la participación que cada miembro del equipo va a tener.
Aunque esta junta tiene más tendencia a tomarse como reunión informativa, que sea participativa es vital, sobre todo porque los involucrados relevantes a quienes se invitan pueden ayudar al equipo a mitigar o eliminar alguna restricción presente para avanzar y la revisión fomenta la empatía con el equipo para buscar ayudarlo.
Tener todos la cámara prendida.
Recomendaciones para el evento de Retrospective
Siendo este evento el que le abre la puerta a la mejora contínua y temprana en la forma de trabajar de los equipos. Solo que esa puerta no se abre lo suficiente si hay baja confianza o baja empatía entre los miembros del equipo. Porque es más que un evento más, es un ejercicio importante en el mundo corporativo para que los equipos reflexionen y que esas reflexiones no se queden en un desahogo sino que lleven a acciones que les traigan logros en el corto plazo.
Para lograr lo anterior te recomiendo:
Iniciar y cerrar con alguna dinámica de integración, corta y concreta que conecte a tu equipo a nivel personal y fomente la confianza.
Usar pizarrones virtuales donde todos puedan agregar elementos y se vuelva colaborativa la sesión.
Si la desconfianza es alta o la integración es baja, puedes enviarles algunas preguntas que puedan responder de manera anónima, aunque esto se puede hacer durante la sesión, te sugiero hacerlo antes de la sesión para que quien modera la Retrospectiva pueda preparar lo que se va a presentar.
Clasifiquen las mejoras y prioricen de una a 3 mejoras a llevar a cabo y antes de que termine la retrospectiva, agréguenlas a su tablero para que estén visibles y se atiendan durante el siguiente sprint.
Que dure entre 1.5 y 2.5 horas.
Todos los participantes tengan la cámara prendida.
Conclusiones
Es muy difícil pasar de reuniones informativas a reuniones colaborativas, por ello es importante fomentar la participación primero creando ambientes de confianza donde se promueva el hábito de preguntar.
Que quienes participen tengan la cámara prendida. ¡Si! ¡Lo repetí muchas veces en este blog! Y con ello me encantaría que a quien me lea le quede claro que este es un factor vital en el trabajo remoto e híbrido para no desconectarnos como personas porque podemos estar conectados tecnológicamente pero no estar conectados como equipo.
Todos nos beneficiamos del bienestar laboral en la modalidad remota y cada uno de nosotros tiene una responsabilidad para fomentar ese bienestar.
Las herramientas digitales colaborativas ayudan a potenciar los procesos remotos pero su funcionalidad no es magia, crear acuerdos relacionados al uso de las herramientas y darles visibilidad y/o uso durante los eventos de Scrum no solo ayuda a institucionalizar las herramientas sino beneficiarse de sus funciones para fortalecer comunicación y entendimiento.
Los eventos de Scrum ayudan a reemplazar otras reuniones por lo que agregar eventos de Scrum a las juntas que ya se tienen establecidas no facilita habilitar Scrum, se necesita adaptar y sobre todo, cuestionar el conjunto de reuniones que realizamos día a día.
Por Vanessa Amaya
Vanessa es Ingeniera en Sistemas Computacionales por la UAG. Cuenta con 18 años de experiencia en proyectos de desarrollo de software como consultora para la implementación de prácticas de mejora en equipos, Business Analyst, Instructora, etc. Ha participado en proyectos de implementación y capacitación de marcos ágiles desde el 2012. Es Docente del cuerpo Académico del Diplomado de Ingeniería de Software Ágil en la UNAM.