Consejos para una Daily Scrum efectiva

19 jul.

Daily Scrum es un evento crucial para el progreso y adaptación del equipo. Aunque a veces malinterpretada como una herramienta de monitoreo, en realidad, su finalidad es compartir descubrimientos e identificar los impedimentos que nos alejan de cumplir con el objetivo del Sprint.

En este blog, exploraremos algunos consejos para hacer que tu Daily Scrum sea efectiva y bien gestionada.

La Daily Scrum, mucho más que un informe de progreso

Este evento diario de Scrum no se trata de controlar al equipo o aplicar el “micro-management”, sino porque en un día pueden pasar muchas cosas y es importante tener claridad sobre lo que va sucediendo, sobre todo, sobre lo que se va descubriendo:

Dependencias nuevas.
Condiciones nuevas.
Complejidad, algo que parecía más fácil pero se complicó por alguna razón.
Necesidades de comunicar algo.
Nueva información o datos.

Y claro, las 3 preguntas propuestas para guiar este evento, la verdad, es que no ayudan mucho para entender esto porque al leerlas, si parece que es para monitorear: ¿Qué se hizo ayer? ¿Qué se va a hacer hoy? ¿Qué impedimentos hay?.

Pero no es para reportar, es para compartir los descubrimientos e impedimentos, todo aquello que nos esté haciendo avanzar más lento de lo que esperábamos o que ya nos haya detenido, porque algo puede estar en la columna de “en proceso” pero estar detenido.

Así que, recuerda que el objetivo de la Daily es: Inspeccionar el progreso hacia el Objetivo Sprint y adaptar el Sprint Backlog según sea necesario, ajustando el próximo trabajo planeado.

Por lo tanto, si la daily nos ayuda a ir ajustando nuestro plan de acuerdo a lo que se avanza y se descubre cada día para con ello ser más certeros en lo que nos vamos comprometiendo, indica que la estamos haciendo bien.

Visualizar el tablero mientras se está llevando a cabo la Daily

Antes de empezar con la importancia de la visualización, considero que vale la pena aclarar que en la guía oficial de Scrum, en ningún lado se hace referencia a “ceremonias”, Scrum oficialmente no tiene ceremonias, se hacen EVENTOS. Esta convención de llamarle así fue más algo de las Comunidades de Agilistas y los Evangelistas de la Agilidad, pero para entender la importancia de visualizar el tablero mientras se lleva a cabo la daily, es importante entender que NO es una ceremonia.

Una ceremonia, por definición, es la acción que se lleva a cabo de acuerdo a una costumbre, un reglamento o una norma, con el objetivo de rendir tributo o manifestar respeto o adhesión a algo o alguien. Entonces, los objetivos son distintos, porque si se busca que sea una costumbre pero no estamos rindiendo tributo a algo o a alguien, buscamos ADAPTARNOS, por lo tanto, no pueden ser todas las Dailys iguales o incluso parecer aburridas, porque en ellas se mantiene el interés del equipo por avanzar y por colaborar.

Para adaptarnos, avanzar y colaborar, es necesario que todos veamos lo mismo, y es ahí donde entra el poder estar visualizando el tablero como apoyo a Scrum, porque el uso del tablero no es una práctica de Scrum ya que solo tiene Eventos, Artefactos y Responsabilidades, el uso del tablero lo adoptamos de Kanban. Si bien, Scrum no tiene prácticas, es un excelente contenedor de prácticas.

Si esto era importante antes de la pandemia, al llegar el trabajo virtual esto toma una mayor importancia ya que al no estar juntos presencialmente, necesitamos asegurar que estamos entendiendo y viendo lo mismo.

Respetar el tiempo

Es fundamental recordar que la Daily Scrum no es un espacio para resolver problemas, sino para priorizarlos y resolverlos después del evento. Cuando se respeta esta dinámica, el tiempo establecido es suficiente para llevar a cabo la reunión y obtener resultados satisfactorios.

Esto se refuerza en la guía de Scrum diciendo “El Daily Scrum no es la única vez que los desarrolladores pueden ajustar su plan. Frecuentemente se reúnen durante todo el día para debatir de forma más detalladas sobre la adaptación o replanificación del resto del trabajo del Sprint.”

No perder el enfoque

El tiempo de 15 minutos asignado para la Daily Scrum puede parecer corto, pero es sorprendente la cantidad de información valiosa que se puede compartir en ese tiempo si todos los miembros del equipo se mantienen enfocados en las preguntas clave y evitan divagaciones innecesarias.

Una buena práctica es que cada miembro se prepare brevemente antes de la reunión, solo pensando en lo que compartirá con sus compañeros, si existe algún impedimento que debe comentar con el equipo y cómo puede contribuir a resolver los obstáculos identificados.

Fomentar la colaboración y el compromiso del equipo

Para que la Daily Scrum sea verdaderamente efectiva, es esencial fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. Incluir una pregunta como "¿En qué nos podemos enfocar como equipo para avanzar más rápidamente?" puede ser de gran ayuda, ya que incentiva la participación activa y el compromiso de todos.

La Daily Scrum no debe ser solo una serie de informes individuales, sino un espacio para que el equipo colabore y se apoye mutuamente. Alentando a los miembros a compartir sus experiencias, ideas y soluciones, se crea un ambiente de trabajo más productivo y cohesionado. Además, es importante que el Scrum Master juegue un papel activo en la facilitación de la reunión, asegurándose de que todos tengan la oportunidad de hablar y que los temas relevantes sean discutidos de manera efectiva.

Si hay multiproyectos la Daily Scrum se dificulta

El fenómeno de los multiproyectos y que cada persona tenga más de un proyecto a la vez no solo dificulta la Daily, sino que dificulta hacer Scrum y ¡dificulta la vida misma!

El cambio de contexto provoca pérdida de tiempo y no podemos evitarlo, porque así somos los humanos, pero no solo eso, dificulta coordinarnos para llevar a cabo la Daily a la misma hora con todos presentes cuando el equipo tiene otros 4 proyectos donde no están juntos y hay diferentes prioridades, y aparte, si son 4 proyectos ya no se invierten solo 15 minutos al día, con 4 proyectos ya se te fue una hora en dailys.

Tanto en el caso de la Daily como en el caso de otra característica de Scrum que no se pueda habilitar, por la cultura de la empresa, por los multiproyectos o por lo que sea, es importante levantar la mano y que todos estén conscientes de que algo que está estipulado en este momento no se va a hacer de la manera esperada, identificar las razones y con ello las acciones necesarias para cambiar realmente.

A lo anterior hay que agregarle una fecha para ya ver el cambio manifestado, si no, no sirve y más que no servir, podemos caer en disfrazar el cambio, es decir, decir que hacemos la Daily cuando ni la hacemos diario ni la hacemos bien y de repente, eso queda normalizado. Y el problema de los disfraces es que implican dobles esfuerzos y ya considerando el tema de los multiproyectos, es claro, que no tenemos tiempo para perderlo.

Aunque el ideal sería no tener multiproyectos, si se trabaja bajo esta circunstancia, es importante medir la capacidad del equipo para producir con calidad para que los retrasos existentes y las deficiencias de calidad disparen criterios de priorización para bajar la cantidad de proyectos o crecer la capacidad con más equipos.

Conclusión:

Es necesario realizar la Daily Scrum de manera efectiva. Porque si estamos en entorno de incertidumbre donde tenemos alta susceptibilidad a cambios y con ello el descubrimiento es constante y por ello hacemos planeación a corto plazo, necesitamos actualizar nuestras expectativas y avances diario para tener tiempo de reaccionar y poder ser más certeros en los compromisos que hacemos Sprint por Sprint.

Vanessa Amaya

Business Analyst y Agile Trainer. Cuenta con 18 años de experiencia implementando prácticas de mejora & productividad en equipos y empresas principalmente en equipos de Desarrollo de software y equipos comerciales aplicando: Agile Business Analysis, Ingeniería de requerimientos, Scrum, Kanban, Visual Thinking, Lean Change, Management 3.0, dinámicas de integración, facilitación de retrospectivas y Agile Coaching.

También cuenta con experiencia en equipos de: Recursos Humanos, Reclutamiento, Gestión de Siderúrgica, Marketing y Organización de eventos.

Representante del nodo México de la Comunidad Internacional Agile Women y participante activa en la Comunidad Coderos.

Docente en el Diplomado de Ingeniería de Software ágil de la Universidad Nacional Autónoma de México.

Ha participado en proyectos relacionados en marcos ágiles desde el 2012.

Es Docente del equipo Académico del Diplomado de Ingeniería de Software Ágil en la UNAM desde el 2019 en el módulo de Requerimientos.