De la Planeación Predictiva a la Adaptativa: flexibilidad estratégica
Por Vanessa Amaya
“La planeación de cada detalle ignora el hecho de que siempre ocurrirá algo inesperado. Siempre. ¿Cuándo has visto una gráfica de Gantt acertada” J.J. Sutherland. Libro “Scrum. Manual de Campo”
Aunque no me gusta incluir “siempre” y “nunca” en recomendaciones, quise incluir la frase anterior para empezar este Blog porque creo que aceptar que no podemos predecir cada detalle con exactitud y no solo aceptar que el cambio ocurrirá sino tener una planeación que considere el cambio es vital.
Creo que la planeación es como un mapa que guía nuestras acciones. Podemos tener un objetivo pero sin un mapa que nos lleve a él, no llegaremos o nos tardaremos mucho en llegar. Sin embargo, la era digital nos ha dejado algo muy claro, este mapa ya no puede ser estático, ya no es un mapa escrita en papel con tinta imborrable, ahora necesitamos un mapa dinámico y tan digital como los tiempos que estamos viviendo. Algo muy similar a un GPS que recalcula la ruta en tiempo real cuando se presenta con imprevistos en el camino o se presenta nuestra distracción y damos una vuelta errónea. Ese GPS es la planeación adaptativa.
La Planeación Adaptativa es un enfoque estratégico que está basado en la flexibilidad y la capacidad NECESARIA para las acciones de una organización frente a las condiciones cambiantes (circunstancias, nuevos datos o nuevos aprendizajes) y la incertidumbre del entorno manteniendo la dirección hacia nuestros objetivos.
Estamos acostumbrados a la Planeación Predictiva, la que nos viene del uso de metodologías tradicionales (cascadas) que sigue un camino predefinido, a detalle y a largo plazo, la Planeación Adaptativa permite a las empresas responder de manera ágil y eficiente a los cambios y desafíos emergentes, promoviendo la innovación, la resiliencia y el enfoque en el cliente.
Cambiar la forma en la que planeamos es uno de los factores de éxito más importantes cuando hablamos de transformación empresarial y este cambio refleja la necesidad de adaptabilidad frente al constante cambio y dinamismo de los mercados y de las formas de consumir de los clientes.
La planeación adaptativa se destaca por su capacidad de ajustarse y responder a las condiciones cambiantes del entorno. Nos adaptamos a lo que pasa, no a lo que nos gustaría que hubiera pasado conforme a lo que planeamos:
Ajustamos con base a realidades sobre la capacidad del equipo para producir con calidad.
Ajustamos con lo nuevo que se descubre, ya sea sobre el producto, sus características o la curva de aprendizaje del equipo.
Ajustamos con base al valor generado.
A diferencia de la planeación predictiva, que sigue un camino predefinido sin margen para desviaciones, la adaptativa permite flexibilidad y reacción ante la incertidumbre. En entornos volátiles, forzar la aplicación de una planeación predictiva puede llevar a decisiones erróneas y oportunidades perdidas. La planeación predictiva funciona muy bien para entornos que también son predictivos, donde hay más probabilidad de cambio, menos dependencia con el factor humano. Pero si no trabajamos con esas características, la planeación predictiva provoca que nos esforcemos demasiado en defender un plan en lugar de adaptarnos a las circunstancias para alcanzar nuestros objetivos en lugar de justificar por qué no los alcanzamos o por qué no los alcanzamos en el tiempo en que lo necesitábamos.
Beneficios de la Planeación Adaptativa
Flexibilidad: Permite ajustar estrategias rápidamente según las condiciones del mercado y las necesidades de los clientes. Esta flexibilidad es crucial para responder ágilmente a las tendencias emergentes y a los cambios inesperados. El plan incluye el cambio, el plan no se ajusta en fechas sino en objetivos de cada periodo corto o iteración para generar la mayor cantidad de valor posible a pesar de lo inesperado.
Resiliencia: Ayuda a las empresas a mantenerse competitivas y a adaptarse a los cambios sin perder de vista sus objetivos a largo plazo. La planeación ágil no está en pleito con la planeación estratégica a largo plazo. Lo que hacemos es enfocarnos en el corto plazo para que nuestros pasos sean de valor a pesar de la incertidumbre y de los desafíos que se van presentando.
Enfoque en el Cliente: Debido a que lamentablemente en enfoque en procesos y planes a detalles nos fue alejando poco a poco del enfoque en usuarios, clientes finales y consumidores, el eje de la planeación adaptativa es priorizar teniendo al cliente final como centro. Esto facilita la personalización y la satisfacción del cliente al responder ágilmente a sus preferencias. Un enfoque centrado en el cliente permite crear experiencias únicas y fortalecer la lealtad de la marca.
Innovación: Fomenta la creatividad y la innovación al promover un ambiente de aprendizaje continuo. La adaptación nos hace abrirle la puerta continuamente a los nuevos conocimientos. Los conocimientos actuales nos hacen sobrevivir, pero ¿por cuánto tiempo? De repente nos podemos sentir abrumados, como si la ropa nos apretara todo el tiempo. Tal vez, ya necesitamos un cambio de talla. Así pasa con el conocimiento, a veces si algo nos “aprieta” es posible que un nuevo conocimiento y aplicarlo nos haga sentir más cómodos, ligeros y ágiles. Cuando logramos esto, podemos ser innovadores.
Colaboración: Promueve el trabajo en equipo y la comunicación constante entre los diferentes departamentos de la empresa. La colaboración interdepartamental potencia la eficiencia y la cohesión organizacional.
5 Consejos para una Planeación Adaptativa Colaborativa Efectiva
Involucra a Todo el Equipo: Fomenta la participación activa de todos los miembros de la organización en el proceso de planeación. Si hay una junta, la voz de cada uno de los participantes necesita escucharse de alguna manera. Al incluir a diferentes perspectivas y habilidades, se enriquece el proceso y se obtienen soluciones más completas y efectivas. El involucramiento es de la manera más temprana posible.
Comunicación Abierta: Establece canales de comunicación efectivos para compartir información y retroalimentación en tiempo real. La comunicación digital es un excelente apoyo pero no recomiendo sea nuestra principal forma. La comunicación abierta es fundamental para mantener al equipo alineado, en confianza y comprometido con los objetivos comunes.
Visualización continua: Visualizar trabajo planeado, trabajo hecho, incidencias, permite identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas para que la adaptación sea efectiva. Viendo todos lo mismo, no para reportar, el reporte es una consecuencia natural sin esfuerzo cuando mantenemos actualizada la información útil al servicio del equipo por el beneficio de coordinarnos mejor.
Aprendizaje que impulse la adaptación: No solo abrirle la puerta a los nuevos conocimientos, sino abrirle la puerta al aprendizaje de los errores que comentemos en lugar de justificarlos o defendernos. La cultura alrededor del error puede representar un gasto o una inversión. Es un gasto cuando nos esforzamos en ocultarlo o maquillarlo, porque al hacerlo, se invertirá demasiado tiempo en los conflictos que deriva la “búsqueda de culpables”. Es una inversión cuando aprendemos de él y en lugar de esforzarnos por ocultarlo, capitalizar ese error en aprendizaje organizacional e individual.
Aceptación de la situación actual: No puede haber mejora ni evolución sin aceptación. En la agilidad hablamos mucho de la importancia de la transparencia en función a colaboración, pero en función a la transformación tiene un papel fundamental, ya que si no aceptamos con transparencia nuestros puntos de partida, la transformación será muy lenta o no se logrará sostener en el tiempo. Tampoco hablamos de lo incómodo que resulta empezar a ser transparentes, pero es necesario aprender a manejar conversaciones incómodas para poder tener un punto de partida honesto. Cuando aceptamos la situación actual, podemos aprender de ella y realmente adaptarnos.
Cuando adoptamos un enfoque colaborativo y flexible, activamos el potencial que tiene la inteligencia colectiva. La conectamos con prácticas pero sobre todo, la conectamos con fomentar la confianza.
Las empresas pueden navegar con éxito el dinamismo del cambio que las rodea. La adaptabilidad es una de las claves para prosperar en este nuevo paradigma empresarial, donde la planeación adaptativa se convierte en la brújula que nos puede guiar con éxito. Es un cambio de fondo, no de forma. Un cambio necesario que necesita que dejemos de defender formas de trabajo que no nos traen resultados.
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