Potenciando Scrum: IA para Scrum Masters y Product Owners
La aplicación de la Inteligencia Artificial está despertando tanto curiosidad, miedo y controversia. Dentro del mundo de los marcos ágiles de trabajo estamos tendiendo más hacia la curiosidad ya que nuestra constante es el trabajar bajo alta incertidumbre, es decir, alta probabilidad de cambios por dependencia con las personas y esto hace muy retador nuestro trabajo, así que toda ayuda para librar los desafíos es bienvenida.
En este blog te presento formas en las que la Inteligencia Artificial nos puede ayudar mucho con los desafíos del trabajo que conlleva trabajar en entornos de alta incertidumbre, en particular, las recomendaciones que te explicaré las puedes realizar con Chat GPT para:
Ayudar a los equipos a mejorar su capacidad para tomar decisiones de manera colaborativa.
Apoyar el proceso creativo que requiere la identificación del producto correcto como el desarrollo del producto correcto.
IA para Scrum Masters
Quien funge como Scrum Master, es responsable de la efectividad del Scrum Team y utilizan su liderazgo para habilitar Scrum como marco de trabajo a nivel equipo. Para cumplir con estas responsabilidades, la IA puede ayudar en lo siguiente:
Automatizar procesos y tareas repetitivas.
Se habla mucho del estilo de liderazgo de los Scrum Masters, un liderazgo servicial y facilitador pero con frecuencia se habla de facilitar reuniones, entendimiento, manejar conflictos, ayudar cuando hay impedimentos. Lo anterior es facilitar el camino mientras el equipo va transitándolo, pero para ayudar a la velocidad del equipo, no solo es facilitar lo que ocurre en el presente sino tener también la visión de lo que podemos hacer para liberar tiempo y recursos que se utilizan en procesos y tareas repetitivas.
ChatGPT orienta y da sugerencias sobre cómo automatizar procesos y tareas repetitivas utilizando herramientas y tecnologías disponibles.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito ayuda para optimizar el tiempo en el que mi equipo se tarda en [especificar la tarea o actividad en la que se tardan mucho tiempo]. Dame 5 recomendaciones que tengan en cuenta las siguientes restricciones que tenemos en la empresa [especificar restricciones de tecnología o de procesos]
Resolución de conflictos.
Al tener alta dependencia con el factor humano dentro de los entornos de incertidumbre, la probabilidad de conflicto es mayor. Además de que quien funge como Scrum Master necesita activar la colaboración con personas de diferentes disciplinas. Aunque puede haber recomendaciones generales que podemos encontrar en libros y en blogs, ChatGPT nos puede ayudar cuando le damos detalles de las características de las personas, características de la empresa, contexto del equipo donde están para que nos pueda dar ideas mejor dirigidas para el manejo de conflicto.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito ayuda con 5 recomendaciones para solucionar un conflicto en mi equipo que se está manifestando con [poner los hechos y problemas que se han dado]. Estamos en una empresa con las siguientes características: [tamaño de la empresa, giro, país en el que se encuentra, características principales de su cultura] y la iniciativa en la que estamos trabajando es [especificar el tipo de proyecto, producto o servicio en el que están]. Los miembros del equipo tienen las siguientes personalidades [Puedes especificarlas basándote en el Modelo de los Cinco Factores, Modelo HEXACO, Modelo de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), etc].
Diseño de retrospectivas.
Las sesiones de retrospectiva son la puerta a la mejora continua de manera inmediata, los resultados de la retrospectiva se necesitan reflejar en el más próximo evento de Sprint Planning. Las retrospectivas se suelen dificultar debido a las barreras culturales que solemos tener con respecto a la práctica de dar y recibir retroalimentación.
El Scrum Master puede interactuar con ChatGPT para generar una lista de preguntas de retroalimentación que pueda usar durante las retrospectivas del equipo. ChatGPT puede ayudar a formular preguntas abiertas y relevantes que fomenten la reflexión y la discusión entre los miembros del equipo.
También nos puede ayudar diseñando retrospectivas, le especificamos a ChatGPT características del equipo, problemáticas que han vivido, contexto sobre el proyecto y duración máxima para la retrospectiva y nos podrá diseñar una agenda que podemos tomar como base para nuestra próxima retrospectiva.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito una lista de 10 preguntas que inviten a la reflexión de mi equipo. Trabajamos con el marco Scrum y vamos a hacer un evento de retrospectiva. En este periodo han surgido los siguientes problemas [poner lista de problemas más significativos sobre los que te gustaría que tu equipo reflexione]. Estamos en una empresa con las siguientes características: [tamaño de la empresa, giro, país en el que se encuentra, características principales de su cultura] y la iniciativa en la que estamos trabajando es [especificar el tipo de proyecto, producto o servicio en el que están]. Los miembros del equipo tienen las siguientes personalidades [Puedes especificarlas basándote en el Modelo de los Cinco Factores, Modelo HEXACO, Modelo de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), etc].
Modelado de escenarios y predicciones sobre Scrum en el equipo.
Cuando somos Scrum Masters, también somos Líderes de transformación organizacional porque lo que habilitemos de cambio en nuestro equipo tiene un impacto en la organización.
Podemos darle a ChatGPT características y contexto del equipo y de la empresa donde estamos y que evalúe los posibles resultados positivos y negativos de habilitar una práctica de agilidad o un evento de Scrum o el Scrum en sí mismo. Esto nos ayuda a evaluar el impacto potencial de las diferentes estrategias que consideremos como Scrum Masters el poder llevar a cabo.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito que me digas los probables 5 escenarios al habilitar el evento de [especificar evento Scrum] en mi equipo. Estamos en una empresa con las siguientes características: [tamaño de la empresa, giro, país en el que se encuentra, características principales de su cultura] y la iniciativa en la que estamos trabajando es [especificar el tipo de proyecto, producto o servicio en el que están]. Los miembros del equipo tienen las siguientes personalidades [Puedes especificarlas basándote en el Modelo de los Cinco Factores, Modelo HEXACO, Modelo de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), etc]. Ya antes hemos querido habilitar cambios, los que han funcionado son [especificar prácticas que si les han funcionado] y los que no se lograron habilitar fueron [especificar cuáles prácticas por resistencia al cambio u otros factores no se pudieron habilitar]
Identificar oportunidades de mejora.
ChatGPT puede ayudar al Scrum Master a investigar y explorar mejores prácticas en la gestión de proyectos ágiles y la facilitación de equipos. Puede proporcionar información sobre enfoques y técnicas efectivas que pueden ayudar al equipo a mejorar su rendimiento y eficiencia.
El Scrum Master también puede utilizar ChatGPT para analizar datos y tendencias relacionadas con el rendimiento del equipo, la productividad, la calidad del trabajo y otros aspectos importantes. ChatGPT puede ayudar a identificar patrones y áreas de mejora basadas en los datos disponibles.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito 5 recomendaciones para incluir en mi equipo Scrum prácticas de [especificar qué tipo de prácticas, por ejemplo: prácticas de Método Kanban, prácticas de Product Discovery, prácticas de Análisis de Negocio, prácticas de Testing]. Estamos en una empresa con las siguientes características: [tamaño de la empresa, giro, país en el que se encuentra, características principales de su cultura] y la iniciativa en la que estamos trabajando es [especificar el tipo de proyecto, producto o servicio en el que están]. Los miembros del equipo tienen las siguientes personalidades [Puedes especificarlas basándote en el Modelo de los Cinco Factores, Modelo HEXACO, Modelo de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), etc]. Ya antes hemos querido habilitar cambios, los que han funcionado son [especificar prácticas que si les han funcionado] y los que no se lograron habilitar fueron [especificar cuáles prácticas por resistencia al cambio u otros factores no se pudieron habilitar]
Reforzar apoyo a Product Owners.
Parte de las responsabilidades de quien funge como Scrum Master es ayudar al Product Owner a facilitar la colaboración, a encontrar técnicas y formas adecuadas para definir objetivos, gestionar juntos los retrasos en el producto, identificar si los Scrum Developers tienen una débil comprensión de los elementos de trabajo para poder coordinar con el Product Owner sesiones de entendimiento para que cada elemento quede claro para quienes lo harán realidad y la mayoría de lo anterior sucede cuando el Product Owner no ha proporcionado suficiente contexto al equipo.
Scrum Master puede enseñarle a Product Owners a generar especificaciones, historias de usuario, criterios de aceptación y escentarios con ChatGPT para que el Product Owner refine y ajuste lo que esta herramienta le proporciona. En la siguiente sección te mostraré lo que ChatGPT tiene que ofrecer para tus Product Owners y se los puedas compartir.
IA para Product Owners
Quien funge como Product Owner es responsable de maximizar el valor del producto resultante del trabajo del equipo de Scrum y también es responsable de la gestión eficaz del Product Backlog.
Encuentro con mayor frecuencia Product Owners ausentes que Scrum Masters ausentes. Creo que es debido a lo que implica esta responsabilidad y los contextos en los que se mueve. Hay muchas razones para esta ausencia, pero una de ellas es por sobrecarga de trabajo.
ChatGPT puede apoyar a Product Owners para que dejen de estar ausentes, a través de lo siguiente:
Generación de Historias de usuario.
Este fue el primero uso de los que me enteré relacionados a la agilidad con respecto a Inteligencia Artificial, así que es de los primeros que empecé a usar. Recordando primero que Scrum no tiene prácticas propias por lo que la Gestión del Backlog en la guía oficial lo deja a la imaginación. Siendo esto algo tan vital para nuestros productos y servicios, los equipos han adoptado prácticas provenientes del Análisis de Negocio y de eXtreme Programming para elegir prácticas de identificación, creación, priorización y refinamiento de elementos del Backlog.
En particular, de eXtreme Programming se ha tomado la práctica de hacer Stories o Historias desde el punto de vista del usuario, que mas que ser una forma de documentar elementos es una forma de entender, independizar y conversar sobre el Backlog. Una forma muy efectiva cuando se usa bien.
ChatGPT nos puede ayudar a generar historias de usuario y la aportación que más he podido aprovechar es la de los Criterios de Aceptación, porque ahí es donde con frecuencia, no se definen claramente o se definen pocos. Estos criterios son importantes porque están relacionado a calidad especificando las expectativas del comportamiento de una característica o una funcionalidad.
ChatGPT puede ayudar a Product Owners a generar Historias de Usuario y refinarlas a partir de su experiencia, agilizando el proceso de generación y ayudando a identificar criterios de aceptación que orienten al equipo a no solo desarrollar el producto o servicio sino de hacerlo correctamente.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito me generes la historia de usuario correspondiente a la funcionalidad [especificar funcionalidad] para una aplicación que tiene como objetivo [especificar objetivo] con máximo 7 criterios de aceptación.
Roadmap alineado con objetivos.
Gestionar efectivamente el Backlog es vital para el buen funcionamiento de Scrum. Es más, Scrum o no Scrum, el que se tengan claras cuales son las partes o características de un producto o solución es uno de los principales factores de éxito. Cuando tenemos nuestra lista de elementos de trabajo que componen nuestro Backlog, podemos apoyarnos en ChatGPT para revisar que los elementos tengan relación con objetivos del negocio y Métricas del producto.
Le tendríamos que dar a ChatGPT por lo menos lo siguiente: lista de elementos de trabajo de backlog, objetivos del producto, segmentos de consumidores o perfiles de usuario y pedirle que evalúe si los elementos de la lista están directamente conectados a los objetivos y usuarios/consumidores.
Durante el desarrollo de nuestro producto vamos a tener varias versiones de Backlog, nuestro Roadmap (plan y estimación inicial) parte desde la primera versión del backlog, pero éste se refina todo el tiempo para asegurar que estemos priorizando adecuadamente, así que ChatGPT nos puede ayudar para que cuando refinemos no perdamos el rumbo y sigamos alimentando directamente los objetivos, así como también, tener mejores argumentos para negociar elementos de trabajo que no aporten valor para descartarlos o negociar los que aportan poco valor para dejarlos para otro momento.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito que de esta lista que conforma el Backlog del producto en el que está trabajando mi equipo, señales cuáles elementos no parecen estar alineados al objetivo de [poner objetivos del producto]: [copiar y pegar lista del Backlog]
Necesito que a partir del objetivo de producto [especificar objetivo] considerando que el perfil del usuario principal es este [describir tipo de usuario, características y necesidades] me generes 5 criterios para priorizar el backlog del producto.
Creación de escenarios con Notación Gherkin para productos digitales
La notación Gherkin es una manera de especificar de manera fácil de leer, el comportamiento esperado de una funcionalidad desde la perspectiva del usuario y ayuda a la colaboración porque es lenguaje que comprenden tanto perfiles técnicos como perfiles de gestión, producto y de negocio.
La estructura de esta notación tiene la siguiente estructura:
Feature: Define una funcionalidad o característica del software que se está describiendo.
Scenario: Describe un caso de uso específico o un escenario de prueba.
Given: Establece el estado inicial del escenario.
When: Describe la acción o el evento que desencadena el comportamiento que se está probando.
Then: Describe el resultado esperado del escenario después de que se haya llevado a cabo la acción.
Escribir escenarios es muy útil pero también puede ser una tarea cansada, así que le podemos pedir a ChatGPT que nos genere escenarios en Lenguaje Gherkin de cierta funcionalidad o de ciertas historias de usuario.
Te recomiendo usar este tipo de notación en elementos, requisitos o historias de usuario que sean críticos para tu producto o que consideres que puede haber más probabilidad de mal entendido, para que con esta notación puedas dar detalle y contexto suficiente para mitigar el riesgo de retrabajo por mala interpretación.
Esta notación también se utiliza en equipos que automatizan sus pruebas.
PROMPT QUE PUEDES UTILIZAR
Necesito me generes en formato Gherkin la siguiente funcionalidad [especificar funcionalidad] para una aplicación que tiene como objetivo [especificar objetivo]
Identificar métricas valiosas.
Dicen que lo que no se mide no se puede mejorar, así que con respecto a Métricas, hay a veces obsesión empresarial. Esta obsesión puede llevar a llenarnos de métricas que implican esfuerzos para generarlas.
El Product Owner puede interactuar con ChatGPT para generar ideas sobre posibles métricas relevantes para el producto, métricas valiosas (no métricas vanidosas). ChatGPT ayuda a explorar diferentes áreas y conceptos que podrían ser importantes para medir el éxito del producto, como la satisfacción del cliente, la retención de usuarios, la calidad del producto, entre otros.
Una vez que se han identificado las métricas potenciales, Product Owner puede utilizar ChatGPT para analizar datos y tendencias relacionadas con estas métricas y puede ayudar también a interpretar los datos disponibles y a identificar patrones que puedan ser útiles para mejorar el producto y tomar decisiones estratégicas.
Ideas clave para un producto.
Antes y durante el proceso de gestión de un Backlog, está el proceso de incubación de las ideas en donde surgen las ideas claves que son percepciones profundas y descubrimientos significativos con respecto a un producto y sus características.
Estas ideas claves son entendimientos valiosos que ayudan tanto al Product Owner como al equipo y son el resultado de analizar toda la información que podamos tener disponible para encontrar tendencia que podrían no ser evidentes a primera vista. ChatGPT
Retroalimentación sobre el lanzamiento de un producto.
El Product Owner puede utilizar herramientas de análisis de sentimiento para recopilar opiniones y comentarios de clientes en redes sociales, foros y sitios de reseñas. Puedo ayudar a analizar este feedback para identificar tendencias y áreas de mejora.
ChatGPT también puede ayudar a crear preguntas efectivas y analizar los datos recopilados para extraer “insights” útiles.
En el pedir, está el dar: aprender a preguntar.
Aprender a hacer buenas preguntas es algo muy importante. Es algo en lo que hago mucho hincapié cuando doy charlas y cursos porque con frecuencia argumentamos más de lo que preguntamos y podemos perder oportunidades muy valiosas de reflexión que nos lleven a decisiones más eficientes.
Y si entre humanos preguntar es valioso, con ChatGPT o cualquier Inteligencia Artificial no es diferente, así que ChatGPT nos puede ayudar a practicar y mejorar nuestras prácticas para realizar preguntas.
En particular para la IA está el concepto de “prompt” que es la manera de redactar la pregunta o instrucción para estimular a la Inteligencia artificial a que nos de una ayuda o respuesta personalizada que realmente nos pueda ayudar.
ChatGPT recomienda lo siguiente:
Sé Claro y Específico: Formula tus preguntas de manera clara y específica para que yo pueda entender exactamente lo que estás buscando. Evita preguntas ambiguas o demasiado generales que puedan dificultar la comprensión de tu solicitud.
Utiliza Palabras Clave Relevantes: Incluye palabras clave relevantes en tu pregunta para ayudarme a entender el contexto y proporcionarte una respuesta precisa. Por ejemplo, si estás buscando información sobre inteligencia artificial en la medicina, asegúrate de incluir términos como "inteligencia artificial" y "medicina" en tu pregunta.
Formula Preguntas Abiertas: En lugar de preguntas cerradas que solo requieren respuestas de sí o no, intenta formular preguntas abiertas que inviten a respuestas más detalladas y significativas. Esto puede ayudarte a obtener información más útil y detallada.
Sé Conciso y Directo: Evita la redundancia y la ambigüedad al formular tus preguntas. Sé conciso y directo para que yo pueda entender rápidamente lo que estás buscando y proporcionarte una respuesta relevante.
Contextualiza tu Pregunta: Proporciona contexto adicional o información relevante que pueda ayudarme a entender mejor tu pregunta y proporcionarte una respuesta más útil. Cuanta más información tenga, mejor podrá ayudarte.
Haz uso de Ejemplos: En algunos casos, proporcionar ejemplos concretos puede ayudar a clarificar tu pregunta y hacer que sea más fácil para mí proporcionarte una respuesta precisa y relevante.
Practica y Experimenta: La práctica es clave para aprender a formular buenos prompts. Tómate el tiempo para experimentar con diferentes tipos de preguntas y ver qué tipo de respuestas obtienes. A medida que practiques, aprenderás qué tipos de preguntas son más efectivas para obtener la información que necesitas.
ChatGPT me compartió lo siguiente cuando exploraba el tema de cómo aprender a preguntarle “Recuerda que la interacción con un asistente de inteligencia artificial como yo es un proceso continuo de aprendizaje y mejora. Cuanto más practiques y experimentes con diferentes tipos de preguntas y prompts, más eficaz serás en obtener respuestas útiles y relevantes para tus necesidades.”
Y yo te comparto que la Inteligencia Artificial nos puede ayudar a amplificar nuestros conocimientos y poder inyectar simpleza en nuestro día a día laboral, pero ChatGPT y todas las tecnologías emergentes de IA no son un sustituto a nuestra experiencia y criterio. Las recomendaciones que aquí te compartí son útiles pero no le des a ChatGPT la responsabilidad absoluta de tus decisiones, tu criterio, intuición y corazón son parte de los resultados.