Colaboración remota: ¿Cómo mejorarla desde el marco ágil?
Hace poco me preguntaron ¿qué es lo que menos te gusta de tu trabajo? mi respuesta fue que no había algo que no me guste hacer aunque debo admitir que mi marco de referencia fue lo que solía hacer, cuando no estábamos en pandemia y la colaboración estaba mediada por espacios de trabajo compartido de manera presencial, pero no había tomado en cuenta lo que no me gustaba hacer en esta nueva modalidad de trabajo online.
Si la pregunta fuera ¿qué es lo que menos te gusta del trabajo remoto? Prestaría atención a diversos factores como; los medios de comunicación y coordinación con el equipo de trabajo, el uso del tiempo para realizar actividades laborales y del hogar, la necesidad de adaptar un espacio de trabajo, el ruido, la dificultad para prestar atención, entre otros que han representado un grado de conflicto pero también abrió paso para conocer y explorar otras prácticas y medios que hacen que esos factores sean susceptibles de mejora y de aprendizaje para los equipos de trabajo remoto.
Entonces ¿cómo podemos lograr que todos esos factores sean nuestros aliados y se pueda continuar con la entrega de valor en el desarrollo de nuestro trabajo?
En primera instancia es importante apoyarnos con herramientas humanas, plataformas, tips y soluciones para trabajar productivamente y fortalecer la auto-organización de los equipos de trabajo remoto. ¿Cómo? Collaboration Superpowers es un Workshop que nos ofrece identificar necesidades de equipo y construir un plan de acción a partir de cuatro etapas:
Crear acuerdos de equipo
Co-construir ritos de trabajo
Facilitar reuniones remotas
Feedback y reconocimiento remoto.
Crear acuerdos de equipo: Se refiere a reconocer que existen factores en el contexto de cada una de las personas que integran el equipo de trabajo, ya sean factores como el ruido, las dinámicas familiares, etc, con los que debemos coexistir durante el desarrollo del trabajo remoto y, que estos factores también incluyen hábitos, necesidades y formas de entender/conocer y aprender distintas para cada una/o de los integrantes del equipo, es por ello que, es recomendable dar espacios para identificar estas necesidades y con base en ello llegar a acuerdos sobre los horarios, los medios y las herramientas para la comunicación. Durante el desarrollo del plan de acción es importante considerar también los factores que inhiben la participación, como por ejemplo; en algunos casos estos factores tienen que ver con que hay una demanda de mantener la cámara encendida durante una videollamada o durante un largo tiempo del día lo que implica mostrar la intimidad de los espacios cotidianos ¿qué podríamos proponer en estos casos?.
Co-contruir ritos de trabajo: Lo más importante de crear acuerdos de equipo es la confianza porque la confianza genera empatía y crea canales de comunicación transparentes y consistentes, es decir; basados en la experiencia, las necesidades y expectativas de cada integrante, lo que permitirá liberar cargas externas que alimenten el estrés en el equipo. También posibilita ser consistente en; “hago lo que digo que haré” y hacer solicitudes en caso de que las necesidades y los planes cambien, considerar la premisa de “que los acuerdos sean acuerdos y vivos y con la posibilidad de que cambien”. Por ello es importante incluirlo en nuestro plan de acción.
Un tip que nos ofrece el Workshop es poner en práctica el uso de daily meeting.
Facilitar reuniones remotas: Facilitar reuniones remotas implica tres elementos importantes:
infraestructura
diseño
facilitación
Algunos aspectos relevantes que nos ofrece Collaboration Superpowers es pensar ¿cómo se pueden mejorar las reuniones remotas?
Lo primero; es importante tener claro cuál es el objetivo de la reunión y lo segundo es pensar si es relevante y necesario hacer una reunión. Una vez teniendo en claro esto podemos poner en marcha nuestra creatividad y tomar ayuda de la gama de herramientas gráficas y audiovisuales para la facilitación de nuestras reuniones.
Algunos tips: Al agendar invitaciones a reuniones remotas describir de qué va la reunión, hacer pausas energizadoras durante la reunión, el uso de herramientas como Mentimeter, Slido, Mural, entre otras.
Por último Collaboration Superpowers hace énfasis en la importancia del feedback y el reconocimiento remoto: ¿cuál es la importancia del feedback y el reconocimiento? La importancia es alta y sobre todo por lo que representa, recibir un feedback honesto y constructivo genera colaboración, alinea las expectativas, afianza la confianza en sí mismo y en el equipo dando posibilidades a la mejora continua. Por otro lado el reconocimiento remoto genera satisfacción personal y del equipo, crea el sentido de pertenencia, es liberador y aporta motivación para potenciar la colaboración.
Algunos tips: Es pertinente generar plenarias para comunicar los logros y las buenas prácticas de los equipos y de las personas.
¿Si tienes interés en nuestro curso de Collaboration Superpowers? ¡Contáctanos!
Collaboration Superpowers es un curso creado por Lisette Sutherland (collaborationsuperpowers.com) y estos meses hicimos varias ediciones con Jessy Zumaeta.
