La Sobrecarga de trabajo bloquea tu capacidad de cobro.
por Vanessa Amaya
En entornos complejos, donde necesitamos actuar en ciclos cortos con prácticas emergentes porque las soluciones estándares y recomendaciones de expertos no garantizan la solución, es vital despertar la conciencia sobre el manejo de las cargas de trabajo porque:
La sobrecarga es un obstáculo para la productividad.
Es una de las causas principales de retrasos en entregas e incumplimiento con clientes.
Es un síntoma de falta de conciencia y estrategias sobre la capacidad instalada.
Las personas nos enfrentamos a desafíos diarios, cada quien disponemos de nuestras habilidades, conocimientos y recursos para afrontarlos, pero la sobrecarga merma nuestra capacidad de uso de habilidades y resta tiempo para adquirir nuevos conocimientos que nos aumenten la velocidad de acción.
Desconocimiento de la capacidad.
Hay 2 capacidades que deben de balancearse y fortalecerse en todo momento: la capacidad de venta y la capacidad de cobranza. La capacidad de cobrar nos la dan todas las acciones dirigidas a hacer realidad un producto o servicio, es decir, cobramos cuando ENTREGAMOS.
Muchas empresas buscan fortalecer su capacidad de venta, esto puede traerles flujo de efectivo con el arranque de un contrato o la recepción de un anticipo, pero si no se fortalece también la capacidad de desarrollo del producto, no se podrá cobrar lo cotizado a tiempo, o pero, no se podrá cobrar nunca por caer en penalizaciones o insatisfacciones grandes del cliente por problemas de retrasos o de insatisfacción por falta de entendimiento del valor que se esperaba, es decir, entregamos tarde y cobramos menos, entregamos algo que no podemos cobrar porque no era lo acordado o entregamos con tan poca calidad que se nos penaliza y no cobramos.
Algunos síntomas de que no hay esfuerzos dirigidos a tener conciencia sobre la capacidad son los siguientes:
No hay priorización, todo es urgente, todo es para ayer.
La mayoría de los proyectos están retrasados y estar retrasados es la normalidad.
Los equipos llevan más de 3 proyectos a la vez.
Hay más roles de “management” que roles “operativos”, hay más roles que administran que roles que apoyen a hacer realidad un producto.
Se confunde el decir “ya no hay capacidad” con una mala actitud. Decir que no, es tomado como acción negativa, no se profundiza ni se argumenta para saber de decir que no.
La capacidad de desarrollo se fortalece a través de:
Tener una mayor visibilidad y colaboración. (Kanban)
Tener conciencia sobre la disponibilidad de asumir trabajo o realizar un servicio. (Kanban)
Saber priorizar para evitar desarrollar algo que nadie necesita ahora mismo. (Scrum Product Owner, Kanban y Agile Business Analysis)
Enfocarnos en las necesidades del cliente y saber negociar entregas de acuerdo a capacidades. (Kanban, Agile Business Analysis, Scrum Product Owner)
Líderes que fomenten la capacitación, pausas activas, reconocimiento, desahogos y aprendizaje de equipo. (Cadencias de Kanban, Management 3.0)
No se domina el exceso de información.
Si nos pusiéramos a contar la cantidad de información que recibimos al día estaríamos asustados. La información es valiosa siempre y cuando, sea información que esté asociada con nuestros objetivos de la semana y con nuestros objetivos concretos a largo plazo.
Muchos creen que la agilidad solo se enfoca en el corto plazo, pero aprendí de Alan Cyment en un curso de Certified Product Owner, que la agilidad oscila entre el corto y largo plazo y es así como se genera valor, así que la información que aporte en esa oscilación debe de ser tomada en cuenta, el resto no. Comprender que bajando nuestra reactividad con el hecho programar tiempos para responder correos, leer los artículos que recibimos, ver videos a los que estamos suscritos, nos hace más productivos.
No se usa el poder de la fecha límite.
En marcos ágiles, la fecha más importante es la fecha límite y por ello trabajamos en ciclos cortos de acción donde cada día tenemos que avanzar para acercarnos al siguiente periodo de entrega, sin importar cuando iniciemos, colaborativamente hacemos lo mejor posible para llegar al final de nuestro iteración con el valor comprometido.
La naturaleza del plazo hace que nos enfoquemos en los elementos más críticos de nuestros entregables, hace que nos centremos en lo que realmente es esencial. Pero, si tenemos sobrecarga, todo va con prisa y todo es urgente, no hay temas centrales, no se distinguen los elementos críticos y llegaremos a la fecha límite con la mayoría de los entregables a la mitad: las mitades o porcentajes de avance no le sirven a un cliente.
Conclusiones:
La carga de trabajo es un conjunto de exigencias físicas y mentales, cada uno de nosotros las afrontamos con habilidades, conocimientos y recursos propios. La agilidad busca que al afrontar los desafíos, las habilidades y conocimientos actúen de manera colaborativa, pero la sobrecarga hace que se pierda el enfoque y cada quien busque salir individualmente del paso como pueda y en la mayoría de los casos, no se puede.
Podemos cobrar cuando entregamos con las especificaciones y calidad acordadas y esperadas, la esencia de la agilidad es provocar entregas frecuentes de valor al cliente, en el valor están las especificaciones priorizadas y la calidad. En la frecuencia está el fortalecimiento a la capacidad de cobro.
Mantener un flujo continuo de entrega de valor es el resultado de que todos tengamos conciencia de nuestra capacidad, visualicemos al mismo tiempo el estado de nuestro trabajo, aprendamos a limitar el trabajo en curso, establezcamos políticas explícitas y establezcamos ciclos de retroalimentación. Si te interesa profundizar sobre los puntos aquí expuestos y aprender a trabajar en equipo con un enfoque evolutivo, más humano y más colaborativo, participa en nuestros cursos de Kanban. Aprende a eliminar desperdicios que afectan los tiempos y costos de producción. Revisa nuestro calendario.