Tarjetas de Kanban
Por: Sergio Enrique Zamora Rubio
¿Cuántos de nosotros tenemos post-its en la casa recordándonos algo que tenemos que comprar o algo que hacer?
Esos pequeños mensajes o recordatorios nos ayudan a transparentar y visibilizar los pendientes que tenemos para poder poner atención en las cosas que consideramos son importantes o que debemos hacer para obtener algún beneficio.
Esa es la principal funcionalidad de las tarjetas Kanban. Como parte de las practicas del Método Kanban, estas tarjetas facilitan la “Visualización”, el poder “limitar el WIP” (Work in Progress) y nos ayuda en la “Gestión del flujo”.
Esta acción es relativamente simple hacerla de forma individual. Solo es poner mi trabajo o mis pendientes para poder gestionar mis tareas. ¿Pero qué ocurre cuando somos un equipo?
Algo que debemos siempre tener en mente es el primero de los valores del manifiesto ágil
“Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”
Eso para que no se nos olvide que el Método Kanban, en especifico las tarjetas Kanban lo que buscan promover, más allá de la visualización, limite WIP y gestión, es el generar conversaciones valiosas y entendimiento del trabajo que generamos.
Ya hemos hablado sobre los tableros Kanban, como estos modelan el flujo de trabajo que estas tarjetas siguen, por lo tanto, las tarjetas Kanban representan el trabajo o los servicios que brindamos a nuestros clientes.
Estos tipos de trabajo tienen diferentes características, distintas finalidades, tamaños, flujos y prioridades. Las tarjetas Kanban deben de tener lo mínimo necesario para que la gente que forma parte del trabajo pueda visualizar de forma sencilla estas características y generen conversaciones alrededor del tablero y las tarjetas Kanban
Cuando colabore con un equipo que resolvía incidencias productivas, lo que trabajábamos eran tickets. Nuestras tarjetas Kanban tenia los siguientes datos:
# de ticket a resolver
Breve descripción de la incidencia
Sistema al que pertenece
Fecha en que se levantó el ticket
Fecha en que se empezó a trabajar
Fecha en que se liberó a producción
Estos datos fueron decididos por el propio equipo que se dedicaba a resolver los incidentes, lo que queríamos era ver de una forma simple a que le dedicábamos tiempo. Cuando había dudas, nos reuníamos para platicar sobre esas dudas.
¿Por qué se está trabajando más en este sistema?
¿Por qué se está tardando tanto?
¿Por qué estamos dejando de lado estos tickets?
Las fechas nos ayudaban a generar métricas, los tiempos que se ha tardado un ticket en resolverse, tiempo de espera, etc.
Por eso, es importante validar que la información que contienen las tarjetas Kanban puedan responder de forma sencilla la siguiente pregunta:
¿La información de tu tarjeta Kanban es apta para el propósito que buscas?
Por ejemplo, si quieres saber sobre los tiempos de cada tarjeta y la tarjeta no tiene fechas, no vas a poder ver los tiempos de cada tarjeta.
Por otro lado, supongamos que cada tarjeta tiene un avatar que demuestra quien o quienes están trabajando en esa tarjeta, pero no te interesa saberlo, es un dato que sale sobrando.
Siempre debemos considerar el propósito de nuestro sistema Kanban para tener buenas tarjetas Kanban que promuevan conversaciones valiosas sin fomentar una sobrecarga de trabajo o sobrecarga de administración. Debemos medir y visualizar solo lo que nos importa o nos aporta valor
Otra característica importante de las tarjetas Kanban es el concepto de clases de servicio.
Las clases de servicio representan el diferente trato que tiene cada uno de los ítems o servicios que hacemos, yo lo explico de la siguiente manera:
Cada uno de nosotros, tiene hijos, pareja, amigos, familia, compañeros de trabajo, etc. Posiblemente hay una regla social o un interés personal de darle mayor prioridad o cariño a los hijos, tal vez después sigue la pareja en cuanto al cariño, probablemente siguen los familiares o en algunos casos los amigos.
Esta decisión de a quién o a qué le brindamos más cariño o a que le ponemos más atención es similar a las clases de servicio.
Por ejemplo, si nuestro hijo tiene una necesidad, dejamos de hacer muchas cosas y comenzamos a hacer todo por ayudarlo. Nuestro hijo tiene una mayor prioridad que los demás.
En otro ejemplo. ¿qué decidimos cuando un conocido nos pide algo o necesita algo o simplemente nos invita a algún lugar y es en la misma fecha que un evento familiar? ¿Vamos primero al evento familiar y si nos da tiempo vamos al evento conocido? ¿Decimos que no al evento familiar y vamos al evento del conocido?
Este trato diferenciado para ciertos elementos es el que llamamos “Clase de Servicio”.
El ejemplo del hijo puede ser mapeado a una clase de servicio llamada “urgente”. Cuando algo así ocurre, dedicamos toda nuestra atención a resolverlo
¿Pero qué ocurre en el segundo caso? Para esa situación, existen reglas y criterios acordados para estos casos, (políticas explícitas, otra práctica del método Kanban) conocidos por todos los participantes, que les permiten identificar cómo reaccionar ante esta clase de servicio.
Estas tarjetas deben ser fácilmente identificables (por ejemplo, colores, stickers, etc.) y así podremos brindarles la atención necesaria.
Las clases de servicio se pueden definir contestando las siguientes preguntas:
¿Cómo entran los elementos de trabajo?
¿Cómo son tratados los diferentes elementos de trabajo en el sistema?
Kanban University recomienda las siguientes clases de servicio:
Urgente (expedite): Estos ítems tienen un impacto enorme mientras más días nos tardemos en entregarlo, por eso deben terminarse inmediatamente.
Estándar (standard): Es nuestro trabajo común, manejan un tiempo normal y debe ser nuestro ritmo cotidiano.
Fecha fija (fixed date): Estos ítems tienen una fecha límite de entrega, terminarlos antes no tiene un valor agregado, pero después de la fecha solicitada el impacto puede ser muy alto. Una situación legal o algo reglamentario que si no se hace en una fecha especifica puede ser un ejemplo
Intangible: Estos ítems pueden retrasarse debido al poco impacto o a la falta de entendimiento en cuanto al impacto.
No es obligatorio usar esta definición, pero es una buena forma de iniciar. Como hemos dicho anteriormente, lo importante es conversar en equipo para definir y entender el trato y el valor que tiene cada uno de los ítems que hacemos. Es frustrante dedicarle mucho tiempo y esfuerzo a algo que se definió como urgente pero no sabemos el porque de la urgencia. Y genera mucho estrés el ignorar algo que sabemos es importante pero no le damos la atención necesaria por una falta de entendimiento.
Recuerda que el método Kanban es evolutivo, por lo tanto, las tarjetas Kanban también pueden cambiar conforme pasa el tiempo. Las necesidades del equipo y de nuestros clientes cambian y debemos poder adaptarnos para seguir brindando un buen servicio y hacer un gran trabajo.
Gracias por tu atención y sigamos conversando
Sergio Enrique Zamora Rubio
Sergio E. Zamora Rubio cuenta con más de 15 años de experiencia profesional en empresas del sector financiero, retail, consultoría y telecomunicaciones. Actualmente se encuentra trabajando en Suecia y está acreditado para poder brindar entrenamiento del Método Kanban certificado por la institución "Kanban University".