Optimiza tu flujo de trabajo con un tablero kanban, mejorando la eficiencia y colaboración del equipo. Aprende cómo las herramientas de gestión visual pueden impulsar la productividad en tus proyectos.

Por: Sergio Enrique Zamora Rubio

Los tableros son el medio más común para visualizar el sistema Kanban.

¿En alguna ocasión te has formado en la fila del super? Creo que todos hemos estado en la situación donde tenemos que decidir en que fila me voy a formar para pagar por mis productos. Normalmente nos fijamos donde hay menos gente, o donde la gente lleva menos productos o donde vemos que están atendiendo más rápido.

Esta toma de decisión se nos permite gracias a la visualización. Al observar la gente, productos y tiempo, se hace nos facilita la decisión. 

¿Pero qué ocurre con aquello que es invisible? Es difícil que en nuestro trabajo podamos observar la cantidad de trabajo que tengo en fila y esperando. 

Imagina que a todos nos apareciera un numero con la cantidad de correos que tengo sin revisar. ¿Cuál sería tu número? 

Para estos problemas de falta de visualización, tiempos de espera, capacidad es que contamos con el método Kanban y la principal ayuda que nos brinda son los tableros.

Los tableros son el medio más común para visualizar el sistema Kanban. Hay muchos tipos y formas dependiendo de la necesidad de cada uno. Por ejemplo, en el caso de los correos, podemos poner un tablero con las columnas “Por leer, Leyendo y Leído”. De esta forma vemos los correos que tenemos en espera, y cuantos hemos leído. Los tableros se crean tomando como base el sistema, proceso o los pasos (Flujo de trabajo) que se debe llevar a cabo para poderse entregar

 Normalmente los tableros tienen elementos de trabajo que entran por el lado izquierdo y avanzan hacia la derecha, una vez que el elemento llega a la columna final es señal de que algo se terminó y se entregó valor a nuestros clientes. En todo sistema Kanban debe haber al menos un punto de compromiso y entrega claro, esto para que nuestros clientes, usuario o a quien le entregare mi trabajo sepa cuando inicio y cuando termino, también debemos mostrar la cantidad de trabajo que puedo hacer en paralelo (WIP o Work in Progress) esto nos ayuda a entender nuestra capacidad y si somos capaces de cumplir la demanda que se nos solicita.

Los elementos de trabajo representados en el tablero pueden ser de diferentes tipos y tamaños: desde tareas simples hasta proyectos. Como les comenté en mi texto anterior, yo trabajé con un equipo que hacía campañas de marketing, sus elementos de trabajo eran estas campañas que iban avanzando en las distintas fases de su proceso. Este proceso o la serie de actividades por la que pasan los elementos de trabajo se denomina flujo de trabajo. Kanban se basa en el principio de “Comienza con lo que haces ahora”, por lo que el tablero Kanban modela el flujo real. Los pasos en el flujo de trabajo son mostrados en columnas donde los diferentes elementos de trabajo deben de transitar, estos pueden y deben tener un limite donde se pueda visualizar nuestra capacidad (WIP).

El flujo de trabajo es modelado en el tablero. Diferentes tarjetas de colores pueden ser utilizadas, por ejemplo, para representar diferentes tipos de actividades, diferentes grupos de clientes o diferentes prioridades. También puedes agregar carriles para representar diferentes tipos de trabajo, proyectos, etc. Y de esta manera distribuir la capacidad.

Imagina que tu área de trabajo es en un servicio de formación interna en una compañía grande. Las ideas, solicitudes de nuevos cursos o cambios de cursos existentes son solicitadas cada cierto tiempo. Después de un proceso de priorización, selección y refinamiento, se desarrollan nuevos cursos, se hacen pilotos y una vez finalizados ya están listos para impartirse. Podrías iniciar con un tablero donde se visualicen las fases de “Selección, Desarrollo, Piloto, Finalización, Entregado” donde se pueda visualizar el trabajo realizándose y el trabajo que ya se termino y esta en espera de capacidad del siguiente estado.

Tu tablero Kanban debe reflejar tu flujo de trabajo específico, que habitualmente será más que las columnas etiquetadas como Pendiente, Haciendo y Hecho.

Pero el tablero de “Pendiente, haciendo y terminado” es una buena forma de empezar. 

Cuando yo inicie con Kanban en 2014, era el líder técnico de un equipo que se dedicaba a resolver incidencias de varios sistemas. Para poder visualizar las prioridades de estos sistemas y los incidentes que estábamos resolviendo, decidimos usar Kanban y nuestro primer paso fue hacer un tablero que solo tenía 3 columnas (Por hacer, haciendo y terminado) dividido en distintos carriles que representaban los distintos sistemas que atendíamos, cada uno de los ítems de trabajo representaba un ticket que estábamos resolviendo y se asignaba al carril del sistema que queríamos resolver. 

Conforme fuimos avanzando, vimos que parte de nuestro flujo también incluía una fase de pruebas productivas donde dependíamos de un equipo externo, aunque parecía que ya habíamos terminado, en realidad aun no se entregaba el valor al cliente final (el usuario del sistema) por lo cual, agregamos una columna.

Tiempo después, observamos que nuestro trabajo tenia tiempos de espera y agregamos una columna para transparentar el tiempo que nos tomaba el generar los tickets de liberación y obtener las autorizaciones y las ventanas de liberación. De esta forma pudimos visualizar donde nuestro trabajo generaba ciertos cuellos de botella y poder generar acciones para ir mejorando de forma evolutiva.

Aunque es relativamente simple iniciar con los tableros Kanban, la finalidad de estos es hacer visible tu trabajo, su flujo, los cuellos de botella, la capacidad de tu equipo, sobrecargas, etc. 

Yo hago la similitud de que al iniciar con los tableros Kanban es como estar en una fiesta donde esta la luz baja o apagada, todos estamos bailando, la estamos pasando “bien” pero de repente nos tropezamos o se oyen ruidos raros en el piso, de pronto, alguien prende la luz (al poner el tablero) y con la luz prendida, podemos ver todo el desorden, tiradero, la basura, etc. 

Algunos posiblemente pensaran: “Estábamos mejor con la luz apagada” ya que, al ver el desorden, nos empezamos a preocupar de que tendremos que limpiar, así que mejor apaguemos nuevamente la luz y sigamos como estábamos. Aunque también podemos limpiar el desorden para bailar y disfrutar la fiesta más a gusto

Lo mismo sucederá con los tableros Kanban, nos va a mostrar las situaciones que podemos mejorar, la decisión y las acciones para poder tener esa mejora continua, es nuestra.

Así que. ¿Quieres seguir bailando en la oscuridad o quieres prender la luz para mejorar?

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Sergio Enrique Zamora Rubio

Sergio E. Zamora Rubio cuenta con más de 15 años de experiencia profesional en empresas del sector financiero, retail, consultoría y telecomunicaciones. Actualmente se encuentra trabajando en Suecia y está acreditado para poder brindar entrenamiento del Método Kanban certificado por la institución "Kanban University".

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