Kanban, ¿Qué es?
Por: Sergio Enrique Zamora Rubio
Con el incremento del interés en la agilidad y sus marcos de trabajo, más personas están buscando formas de obtenerla. Esto ha generado que más gente escuche sobre un camino alternativo a la agilidad llamado “Kanban” y en ocasiones aparecen malas interpretaciones.
Para tratar de mitigar esto, aquí tienes algunas de las cosas que considero más importantes que debes saber sobre el método Kanban.
El origen de Kanban
Antes de empezar, debemos posicionarnos a inicios de los años 50´s, había terminado la segunda guerra mundial, Japón estaba en proceso de levantarse y las empresas no podían darse el lujo de tirar el dinero a la basura. Para esto, dentro de Toyota surge Kanban como un método de gestión del trabajo. Se uso en su línea de manufactura como un sistema pull (arrastre) lo cual representaba que la producción se basaba en las necesidades de los clientes, cambiando la práctica tradicional de generar productos masivamente con la esperanza de venderlos. Este método genera las bases de “Lean Manufacturing” disminuyendo el desperdicio sin afectar la producción.
Comenzando el siglo XXI, distintas industrias tenían la necesidad de hacer un cambio radical en la forma en que brindan sus productos y servicios. Varios pensadores exploraron Kanban como una alternativa, siendo David J. Anderson quien desarrolla el Método Kanban para el trabajo de conocimiento, con un enfoque evolutivo e incremental, esto también promueve el cambio en las organizaciones. De esta forma, se comprobó que Kanban no solo sirve para la manufactura sino para cualquier empresa que brinde servicios
Pero entremos de lleno a la pregunta en concreto.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un método para gestionar todo tipo de servicios aplicando un pensamiento holístico, enfocándose en mejorarlos desde la perspectiva de sus clientes.
Con el Método Kanban, se visualiza el trabajo y, como yo digo, se logra ver como “Tu trabajo, trabaja”. Esto ayuda a gestionar de una mejor manera, ya que brinda una transparencia, y comprensión sobre los servicios que se les da a los clientes siendo adaptable a la necesidad de cada empresa, a las expectativas de los clientes y al entorno empresarial.
Tableros y tarjetas Kanban
El método Kanban, como ya comentamos, tiene sus orígenes en Japón y parte principal de sus bases es la transparencia y la visualización. (Incluso se tienen valores y principios que fomentan esto, pero hablaremos de ellos en otra ocasión)
El propio nombre tiene brinda un contexto en la visualización:
Kanban en chino (看板) significa señal o tablero
Kanban en japones (かんばん) significa tarjeta o señal
Su nombre puede tener el significado literal de “Ver el tablero”
Los tableros van a variar dependiendo del proceso, sistema o servicio que tengas. Ningún tablero será igual ya que es muy difícil que los pasos que se siguen sean iguales. Esto proporciona mayor adaptabilidad al momento de adoptar el método Kanban. Es posible empezar con el tablero más simple y poco a poco ir evolucionando y entendiendo nuestros procesos con sus limitantes con la finalidad de mejorarlo.
Las tarjetas también pueden variar, dependiendo de la información que se considere valiosa. La principal finalidad es que, al visualizar las tarjetas, estas brinden información contundente y fomenten conversaciones de interés. Al igual que los tableros, se puede iniciar con tarjetas simples e ir evolucionando poco a poco. Recordemos nuevamente que el método Kanban promueve la mejora continua.
Ejemplos de Kanban
El método Kanban se usa en distintas industrias. Llevo viviendo 5 meses en Estocolmo y lo he visto mucho en uso en las tiendas para gestionar el flujo de la gente debido a la pandemia. Limitando la cantidad de personas que pueden entrar, brindando tarjetas a los clientes logrando visualizar que la capacidad está llena.
También se usa en los restaurantes de comida rápida, en las pantallas se muestra el pedido y en que fase esta, dando un tiempo aproximado de atención.
Con equipos de desarrollo de software los hemos usado para visualizar los distintos proyectos donde se esta trabajando, impacto con las incidencias que provocan retrasos o un simple seguimiento de tareas para encontrar y solucionar cuellos de botella.
Incluso los portafolios directivos pueden tener un sistema Kanban para poder visualizar, limitar y entender de manera continua las distintas iniciativas que la organización esta efectuando, sus capacidades, métricas y riesgos que se tendrá si se agrega alguna otra iniciativa o si hay algo que tenga que detenerse por prioridad.
Yo tuve la oportunidad de participar implementando un sistema Kanban para un equipo de campañas comerciales, de esta forma logramos entender el impacto de lanzar alguna campaña, el tiempo que nos tomaba y poder priorizar mejor las necesidades de los clientes
David J. Anderson una vez me comento que la finalidad del propio método Kanban es evolucionar, es por eso que no existe una receta en cuanto al número de columnas en el tablero o como deben hacerse las tarjetas.
Certificaciones Kanban
Hay mucho por aprender del método Kanban, técnicas para diseñarlo, para implementarlo y como ir evolucionando. Para esto, la Universidad de Kanban, fundada por el propio David J. Anderson y de la cual soy instructor acreditado, ha creado distintas carreras formativas y certificaciones para aprender y descubrir más sobre el método Kanban.
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Kanban System Design: Una vez iniciado tu viaje, deberás tener técnicas y herramientas para poder diseñar tu propio sistema Kanban, esta formación te enseña cómo hacerlo
Kanban System Improvement: Ok, ya tengo las bases de Kanban y diseñe mi sistema Kanban. ¿Cómo hago que evolucione? Este curso te brindara las habilidades para ir fomentando la mejora continúa apoyándote del método Kanban
Estas formaciones pueden ayudarte en tu viaje por el método Kanban. Pero hay que ir más allá, el método Kanban no solo es poner un tablero o tarjetas, recuerda que debemos comprender el sistema completo, los servicios que brindamos, la capacidad, la demanda y como vamos mejorando. Esto es lo que hace que el método Kanban sea un camino alternativo a la agilidad.
Sergio Enrique Zamora Rubio
Sergio E. Zamora Rubio cuenta con más de 15 años de experiencia profesional en empresas del sector financiero, retail, consultoría y telecomunicaciones. Actualmente se encuentra trabajando en Suecia y está acreditado para poder brindar entrenamiento del Método Kanban certificado por la institución "Kanban University".
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