4 consejos para comunicación y alineación efectiva de objetivos
Por Vanessa Amaya
De noviembre a enero, suelen ser los meses en los que la rendición de cuentas y la planeación estratégica tienen mayor enfoque durante el año por lo que la comunicación y el seguimiento están muy recargadas en ver qué logramos, que no logramos y qué queremos lograr.
La claridad en los objetivos y el realismo con que veamos lo que logramos y lo que no, sobre todo, la aceptación de lo que nos ayudó a lograr y lo que nos impidió lograrlo es algo no solo para hablar y pensar de noviembre a enero sino todo el año.
A continuación te comparto 4 consejos para fortalecer el entendimiento temprano de los objetivos 2023 de tu equipo y empresa:
Consejo 1: Claridad en los 3 horizontes.
Toda empresa opera sus objetivos en 3 niveles: El qué necesitamos hacer como objetivo estratégico, el cómo lo hacemos a nivel iniciativa y el para qué lo hacemos a nivel entregables.
Cuando estos 3 niveles están desarticulados o no claros, es cuando comienzan los retrabajos por malos entendidos.
Comenzamos a desarticular estos niveles cuando la información al bajar en cascada de la alta dirección a la capa de ejecución se transmite a manera de comunicación unilateral, es decir, solo se avisa para dónde va la organización una vez que se decide y esto, aparte de provocar malos entendidos también provoca debilidad en el compromiso, ya que es difícil comprometerse en una decisión en la que no se nos involucró sobre todo cuando el objetivo no refleja las realidades de la ejecución.
Uno de los aspectos fundamentales del método Kanban es la VISUALIZACIÓN. El tablero Kanban es el medio más popular para visualización pero Kanban también cuenta con prácticas cuyo objetivo es sacar a la luz reflexiones poderosas que nos mantengan la mejora continua e impulsen la transformación.
Consejo 2: Claridad en las restricciones y en los cambios.
No se toman en cuenta las restricciones con las que trabajan los equipos.
No se hacen cambios o mejoras en estructuras, herramientas y hábitos para ayudar a que se alcancen nuevos objetivos.
El hecho que no se tome en cuenta lo anterior, no necesariamente es negligencia o pasarlo por alto de manera consciente, con mucha frecuencia encuentro que es más por desconocimiento ya sea porque no se tienen métricas valiosas o porque la información no fluye de abajo hacia arriba en la jerarquía por miedo o por falta de canales para hacerlo.
El método Kanban tiene 2 tipos de principios, un de ellos es sobre gestión de cambio y esos principios son una guía para su implementación:
Empieza con lo que haces ahora
Entiende los procesos existentes, tal y como son actualmente
Respeta los títulos, roles y trabajos existentes
Consejo 3: No burocratizar la comunicación de objetivos.
En una Pyme, por el número de personas es más probable que en las decisiones de la planeación estratégica estén involucrados la mayoría de sus colaboradores, pero en un Corporativo es mucho más difícil y mayor el riesgo de que la información solo fluya de arriba hacia abajo.
Durante todo el año la comunicación debe fluir, ir y venir desde el horizonte de estrategia hasta el horizonte de entrega, es decir, que quienes se dedican a dirigir estratégicamente conozcan de primera mano la visión y realidad de quienes ejecutan, ya que es importante tener objetivos desafiantes pero también realistas, alineados a las posibilidades del potencial que tiene una empresa de mejorar cada año.
De cada horizonte (Objetivos, iniciativas y entregables) surgen decisiones y aprendizajes cuyo contexto es vital fluya entre ellos.
El método Kanban cuenta con una reunión que se llama OPERATIONS REVIEW que se hace cada mes para es entender con claridad el balance entre servicios, desplegar efectivamente recursos para maximizar la entrega de valor de acuerdo con las expectativas de los clientes.
Consejo 4: Aceptar el punto de partida.
No se puede cambiar aquello que no se acepta primero. Aceptar el punto de partida, aceptar la realidad que queremos cambiar es algo vital para poder lograr buenos resultados que aparte apoyen a la transformación organizacional.
El método Kanban tiene una reunión que se llama SERVICE DELIVERY MEETING
Esta reunión, cuya cadencia depende de cuando se realicen las entregas al cliente final, usuario o consumidor, está orientada a examinar y mejorar la efectividad del servicio. No es una reunión de principio de año, es una reunión constante que nos va a ayudar a mantener los objetivos vivos y la mejora continua también viva.
Las expectativas deben de actualizarse, no podemos mantener la misma visión con la que arrancamos el año durante todos los meses porque vamos descubriendo nuevas condiciones, nuevas restricciones y nuevas oportunidades que debemos alinear con lo que va pasando en las realidades de nuestras entregas.
Conclusiones:
Reflexiona con tu equipo sobre las decisiones más importantes que se tomaron en este año y sobre las lecciones que necesitamos resaltar para tenerlas presentes durante el 2023.
Hay mucho más sobre como el método Kanban te puede ayudar ya sea si ya llevas alguna estrategia de transformación ágil con Scrum o si apenas va a empezar.
El método Kanban es para mí como las papas fritas, saben bien solas o acompañadas. El método Kanban por si mismo ayuda mucho pero si refuerzas lo que ya tienes con él, la fortaleza será aún mayor.
Por Vanessa Amaya
Vanessa es Ingeniera en Sistemas Computacionales por la UAG. Cuenta con 18 años de experiencia en proyectos de desarrollo de software como consultora para la implementación de prácticas de mejora en equipos, Business Analyst, Instructora, etc. Ha participado en proyectos de implementación y capacitación de marcos ágiles desde el 2012. Es Docente del cuerpo Académico del Diplomado de Ingeniería de Software Ágil en la UNAM.